ניהול זמן - אין דבר כזה!

במסגרת עבודתי כמאמנת אישית ועיסקית, אני מעבירה דרך קבע הרצאות בנושא "ניהול זמן לעסקים קטנים". אז למה אני מתכוונת כשאני אומרת "אין דבר כזה ניהול זמן"?

כבר בשקופית השנייה של ההרצאה אני אומרת לקהל השומעים שהמינוח הנכון הוא לא "ניהול זמן" אלא "ניהול עצמי". איך שלא נהפוך את זה יש לנו רק 24 שעות ביממה, גם אם נקום שעה אחת מוקדם יותר...

אנחנו נמצאים בעידן שבו יש לנו שעונים, אנחנו מסתובבים בכל רגע נתון עם מחשב עצמתי שמסייע לנו לנהל רשימות, מטלות ואת לוח הזמנים שלנו בצורה מיטבית.

אז למה כל כך קשה לנו עם הזמן?

אולי כי אין סוף לדברים שאנחנו רוצים / צריכים / חייבים להספיק.

אולי כי אנחנו לא רוצים להגיד "לא" לשום הזדמנות, ולא לפספס כלום?

הבעיה היא, שכשאשר אנחחנו אומרים "כן" למשהו אחד, אנחנו למעשה אומרים "לא" לאין ספור דברים אחרים.

כנשים בעלות עסק עצמאי, הזמן שלנו "כאילו" ברשותינו. למעשה יש לנו בוס קשוח במיוחד מעלינו - אנחנו!

אני מבקשת לפרט פה שלוש "אבני יסוד", חוקי האצבע הבסיסיים, כפי שאני רואה, אותם לניהול עצמי.

1. זמן לא מוצאים - זמן עושים!

כשמישהי אומרת לי "אני לא מוצאת לזה זמן", או "אני צריכה למצוא לזה זמן", הסיכוי שהדבר יתבצע קטן עשרות מונים. אם המשימה חשובה לך - עשי לה זמן. הגדירים בדיוק מסגרת זמן ברורה ודד-ליין לביצוע המשימה.

2. התחילי עם "האבנים הגדולות".

יש לשים בלו"ז את משבצות הפעילות הגדולות. נקודה זו נכונה מ-2 סיבות עיקריות:

א. למשימות הגדולת והחשובות יש להקדיש את הזמן שהן דורשות. אם יש לי הרצאה חשובה, או פגישה חשובה עם לקוח, אפנה לזה זמן מיוחד, ולא אעשה "על הדרך".

ב. בימים עמוסים פחות, אם לא נקבע לעצמנו משהו בלו"ז יש סיכוי גדול שהזמן "ינזל לנו מבין האצבעות". אם לא נקבע משימה ספציפית, אנחנו עלולות לגלות שהתיישבנו רק לכמה דקות על הפייסבוק, ופתאום הגיע הזמן לאסוף את הילדים מהמסגרות. נשמע מוכר?

3. גבולות. גבולות. גבולות!

הגדירי שעות עבודה מסודרות, שעת פתיחה ושעת סגירה של העסק.

להצבת גבולות יש ערך משולש:

קודם כל - לעצמך. אנחנו יודעות שכבעלות עסק עצמאי, אנחנו יכולות לעבוד 24/7. ממש. תמיד יש עוד משהו לעשות. ללא גבולות, אנחנו נשאבות לשעות עבודה לא סבירות, ועלולות לגלות שאנחנו שוחקות את עצמנו עד דק.

שנית - כלפי הלקוחות שלנו. חשוב שגם הם ידעו שיש לנו שעות עבודה מסודרות. שלא יחשבו שניתן לפנות אלינו בכל מיני שעות לא הגיוניות, או אפילו חלילה בסופ"ש.

תחשבי גם על איך את נתפסת כלפי חוץ. אם את שולחת הצעת מחיר במייל, ב-2:00 לפנות בוקר, מה יחשוב עליך הלקוח הפוטנציאלי?

שלישית - כלפי הסביבה הקרובה שלך. כאשר את מציבה גבולות וקובעת שעות עבודה, זה עוזר גם לבני הבית, הילדים ובן הזוג, במיוחד לעצמאיות העובדות מהבית. אם מוגדר מראש לך ולילדים שלך, שאת עובדת עד 17:00, הילדים יתרגלו לכך וילמדו לא להפריע. אבל אם הגבולות נזילים, הם ירגישו בכך מייד.